Une pluie printanière nous rappelle que les choses changent et que rien n'est tout à fait prévisible en fin de compte. Ce précepte vaut pour la vie en général et pour toute activité particulière que nous exerçons, y compris le travail du conseil d'administration d'une association condominiale. Par conséquent, la flexibilité, la capacité d'adaptation et la résilience sont des qualités essentielles de tout conseil d'administration hors pair.
La prévisibilité : une illusion
Une grande partie des tâches qui incombent aux conseils d'administration des associations condominiales repose sur les aspects illusoires de la constance et de la prévisibilité :
- Les études et les plans relatifs au fonds de réserve visent à prévoir le moment et le coût des réparations majeures à apporter ultérieurement aux parties communes et aux biens de l'association ainsi que de leur remplacement sur une période maximale de 30 ans. Des sommes sont mises de côté en fonction de ces prévisions.
- Les budgets sont établis chaque année en fonction des coûts prévus pour l'année, et la contribution de chaque propriétaire est perçue à l'avance afin de couvrir ces coûts de manière adéquate.
- Les conditions, restrictions et autres dispositions sont inscrites dans les déclarations, règlements administratifs et règles de l'association afin de définir, de manière soi-disant définitive, le caractère et la conduite souhaités de la communauté condominiale.
Pourtant, quiconque a déjà siégé au conseil d'administration d'une association condominiale, même pendant une courte période, sait que chacun de ces éléments peut considérablement changer. Chaque année sans exception, notre cabinet est amené à rédiger de nouvelles déclarations et règles pour des associations condominiales, à réviser leurs conventions et à fournir des conseils sur les modifications à apporter aux calendriers de réparation et de remplacement prévus dans les plans de leur fonds de réserve.
Qui dit nouvelles circonstances dit nouvelles décisions
De plus, des propriétaires vendent leurs parties privatives, des occupants déménagent, la situation financière des gens change, les coûts des services publics peuvent augmenter, les événements météorologiques et d'autres facteurs peuvent influer grandement sur l'état des biens et les travaux d'entretien à exécuter sur ces derniers, de nouvelles technologies (comme les bornes de recharge pour véhicules électriques) peuvent offrir de nouvelles occasions ou présenter de nouveaux défis, etc.
L'article 37 de la Loi de 1998 sur les condominiums impose le degré de prudence suivant aux administrateurs d'une association condominiale :
37 (1) Les administrateurs et les dirigeants d'une association, lorsqu'ils exercent les pouvoirs et accomplissent les devoirs de leur charge, font ce qui suit :
a) ils agissent honnêtement et de bonne foi;
b) ils agissent avec le
soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve, dans
des circonstances semblables, une personne d'une prudence
raisonnable.
Peut-on prétendre agir de bonne foi et en toute honnêteté, voire exercer une diligence raisonnable, si nous adhérons délibérément ou obstinément à l'idée fausse que rien ne devrait jamais changer, que les règles des associations condominiales ne peuvent être ni révisées ni réexaminées, que les budgets et les plans des fonds de réserve sont autre chose que de simples plans que nous pourrions devoir modifier en fonction des nouvelles circonstances du moment, ou que la décoration et le design que les gens recherchaient à une époque pour leurs parties privatives et les parties communes ne pourraient pas un jour devenir démodés ou inappropriés, ou manquer d'élégance?
Ce qui distingue notamment un conseil d'administration d'une association condominiale ordinaire d'un bon conseil d'administration, c'est l'ouverture au changement de ce dernier – non son désir profond de changement, mais sa capacité à composer avec le changement et à s'y adapter au besoin –, laquelle favorise une meilleure communication et un plus grand respect, tant au sein du conseil d'administration que dans la communauté en général.
Principaux points à retenir
- La gouvernance des immeubles en copropriété repose sur des outils prospectifs, tels que les budgets, les études relatives au fonds de réserve et les règles, mais ces outils ne sont pas infaillibles et doivent être adaptés à la réalité.
- Le changement est permanent dans les communautés condominiales : les résidents changent, les coûts fluctuent, les cadres juridiques évoluent et de nouvelles technologies voient le jour.
- Les administrateurs ont l'obligation légale d'agir avec prudence et diligence et en toute bonne foi, ce qui implique d'être ouverts à des changements raisonnables lorsque les circonstances l'exigent.
- Les conseils d'administration efficaces parviennent à trouver un compromis entre continuité et flexibilité, conscients qu'il est parfois nécessaire de mettre à jour les plans et les règles dans l'intérêt supérieur de la communauté.
- L'ouverture au changement permet d'améliorer la communication et la collaboration et de renforcer la confiance entre les administrateurs et les propriétaires de parties privatives.
Si le changement est inévitable, la bonne gouvernance est intentionnelle. Les membres du conseil d'administration doivent savoir passer outre aux règles rigides établies et démontrer une capacité d'adaptation et une sagesse pratique.
Si votre association condominiale est confrontée à de nouveaux problèmes – qu'ils soient d'ordre financier, environnemental, technologique ou social –, demandez-vous si vos documents constitutifs, vos plans ou vos politiques répondent toujours aux besoins de votre communauté.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
