Graag informeren we u over nieuwe initiatieven waarmee de Belgische wetgever opnieuw belangrijke stappen zet in de digitalisering van het bedrijfsleven én de publieke sector.
Twee ontwikkelingen verdienen als ondernemer/overheid vandaag uw bijzondere aandacht:
- De nieuwe PEPPOL-verplichting voor elektronische facturatie; en
- Het toenemende gebruik van artificiële intelligentie (AI) in het bedrijfsleven.
U begrijpt dat beide evoluties niet alleen opportuniteiten, maar ook juridische risico's met zich meebrengen. Hieronder schetsen we kort de impact en de acties die u als onderneming/overheid best proactief onderneemt.
We kaderen eerst de nieuwe B2B-verplichtingen inzake PEPPOL. Daarna zoomen we in op e-facturatieverplichtingen bij het uitvoeren van een overheidsopdracht. Tot slot staan we stil bij het beheersen van juridische risico's inzake AI, zowel in commerciële als in publieke overeenkomsten.
1 DE BELGISCHE PEPPOL-VERPLICHTING – ACTIE VEREIST
1.1 PEPPOL?
Om een geautomatiseerde verwerking van facturen mogelijk te maken, moeten de informaticasystemen aan de kant van de leverancier en de klant dezelfde taal spreken. Daarom heeft Europa een kader ontwikkeld, PEPPOL, dat de uitwisseling van facturen binnen (en buiten) de Europese Unie aanzienlijk vereenvoudigt. Het hanteert een standaardindeling voor gestructureerde facturen, gedefinieerd in de Europese norm voor elektronische facturering. Deze twee elementen vullen elkaar perfect aan en maken e-facturering op grote schaal mogelijk.
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische BTW-plichtige ondernemingen hun B2B-facturen uitwisselen (zowel versturen als ontvangen) via het PEPPOL-netwerk in het PEPPOL BIS-formaat conform de Europese norm EN 16931. Klassieke pdf-facturen via e-mail volstaan dan niet meer.
Deze wettelijk verplichting geldt voor:
- Levering van goederen en diensten die voor BTW-doeleinden geacht worden plaats te vinden in België.
- Niet-vrijgestelde handelingen (cfr. artikel 44 van het BTW-Wetboek, bijvoorbeeld bepaalde medische activiteiten).
1.2 Wat betekent dit concreet voor uw onderneming?
- Registratie: registreer uw onderneming in het PEPPOL-netwerk via een erkend Access Point.
- IT & administratie: zorg dat uw facturatiesoftware compatibel is met PEPPOL. Contacteer uw softwareleverancier of accountant tijdig om PEPPOL-compatibele software te integreren in uw boekhoud- of ERP-systeem.
- Interne processen: pas uw facturatieflow en interne controles aan.
- Contracten & algemene voorwaarden: update de algemene (aan-en/of verkoops-) voorwaarden van uw onderneming en updatet overeenkomsten met een clausule over e-facturatie via PEPPOL. Voorzie daarbij dat facturen enkel geldig zijn indien via PEPPOL ontvangen/verzonden en stem betalingsclausules en verificatieprocedures hierop af. Denk ook aan een adequate regeling van eventuele aansprakelijkheden wegens het niet (correct) naleven van de PEPPOL-verplichtingen. We schetsen hieronder kort de risico's waaraan u zich desgevallend zou blootstellen.
1.3 Risico's bij het niet voldoen aan de PEPPOL-verplichtingen (België, B2B vanaf 1 januari 2026)
Let op: In regelgeving wordt "ontvangst" even belangrijk als "verzending". Als uw onderneming PEPPOL-facturen niet kan ontvangen, geldt dat ook als overtreding.
1.4 Waarom een PEPPOL-clausule dus zonder meer belangrijk is
Zoals hogerop geschetst, blijft deze nieuwe wettelijke verplichting inzake e-facturatie niet zonder gevolgen. Inzetten op compliance is dus de boodschap. Investeer in duidelijke en ondubbelzinnige clausules in uw B2B- overeenkomsten en algemene voorwaarden. Daarmee voorkomt u bijvoorbeeld discussies over de geldigheid van facturen. Ook kunnen de krijtlijnen en verantwoordelijkheden van de contractspartijen worden afgelijnd wanneer een van de partijen haar verplichtingen niet (correct) nakomt.
2 E-FACTURATIE IN BELGISCHE OVERHEIDSOPDRACHTEN
Sedert maart 2024 geldt er verplichte e-facturatie voor facturen die voortvloeien uit overheidsopdrachten. Facturen voor een bedrag van minder dan €3.000 (excl. btw) ontsnappen aan deze verplichting maar aanbesteders mogen verplichte e-facturatie wel opleggen in het bestek. Voor federale aanbesteders zijn de regels strenger: e-facturatie is altijd verplicht, ook voor facturen van minder dan 3.000 EUR.
Deze verplichting volgt uit Richtlijn 2014/55/EU zoals omgezet met o.a. het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022 tot wijziging van het KB Plaatsing en het KB Uitvoering.
2.1 Wat betekent dit concreet voor overheidsopdrachten?
Voor opdrachtnemers:
- Facturen moeten elektronisch worden ingediend via Mercurius, het Belgische PEPPOL-kanaal voor overheden.
- Enkel gestructureerde elektronische facturen worden aanvaard. PDF's via e-mail zijn niet geldig.
- Facturen die niet conform zijn, worden niet verwerkt en dus niet betaald.
Voor aanbesteders:
Aanbesteders dienen de PEPPOL-verplichting expliciet te voorzien in hun opdrachtdocumenten. Belangrijke vermeldingen om een duidelijke besteksbepaling te hebben: het formaat (PEPPOL BIS Billing 3.0), het kanaal (Mercurius), de PEPPOL-ID van de aanbesteder en de vereiste referenties op facturen.
De aanbesteder doet er dus goed aan om er de aandacht van de opdrachtnemer op te vestigen dat facturen die niet via PEPPOL/Mercurius worden ingediend, worden geacht niet te zijn ingediend.
3 AI-GEBRUIK IN ONDERNEMINGEN: JURIDISCHE EN ECONOMISCHE AANDACHTSPUNTEN
Artificiële intelligentie (AI) is niet langer een toekomstvisie, maar een realiteit in het dagelijkse bedrijfsleven.
Artificiële intelligentie (AI) verwijst naar technologieën die in staat zijn om taken uit te voeren die normaal menselijke intelligentie vereisen, zoals redeneren, leren, voorspellen of beslissen. Denk aan tools zoals ChatGPT, die op basis van grote hoeveelheden tekstdata zelfstandig antwoorden, teksten of zelfs juridische clausules kunnen genereren.
AI is vandaag al ingebed in tal van bedrijfsprocessen: van klantenservice en marketing tot juridische documentatie en productontwikkeling. Maar het gebruik ervan is niet zonder risico's.
Een recent voorbeeld toont hoe het niet-gereguleerde gebruik van AI tot ernstige gevolgen kan leiden: bij het toelatingsexamen geneeskunde in Vlaanderen werd vastgesteld dat meerdere kandidaten vermoedelijk ChatGPT gebruikten om vragen te beantwoorden. De (juridische) onzekerheid over de rechtsgevolgen daarvan, ging niet onopgemerkt voorbij.
Dit recente voorbeeld illustreert hoe AI niet alleen kansen biedt, maar ook juridische en ethische uitdagingen oproept.
Steeds meer ondernemingen maken gebruik van AI-tools om processen te automatiseren, content te genereren, klantendata te analyseren of zelfs juridische documenten op te stellen. Hoewel deze technologie enorme efficiëntiewinsten biedt, brengt ze ook nieuwe juridische risico's met zich mee.
Zo zal een jonge KMO die via een AI-tool haar algemene verkoopsvoorwaarden voor een nieuwe webshop liet genereren, mogelijks onaangenaam verrast worden. Hoewel de tekst die uit de AI-tool rolde professioneel oogde, ontbraken immers essentiële bepalingen over het herroepingsrecht van consumenten. Gevolg: de wettelijke herroepingstermijn ging nooit van start en de KMO werd geconfronteerd met laattijdige retourzendingen die zwaar op haar cashflow wogen.
Het blijft dus cruciaal om kritisch stil te staan bij de integratie van deze nieuwe technologie in uw bedrijfsprocessen. Daarbij is het van belang om:
- Transparant te communicerenover het eventuele gebruik van AI tegenover contractspartners;
- Contractuele clausulesop te nemen die het gebruik van AI kaderen in functie van uw specifieke bedrijfsprocessen;
- Aansprakelijkhedenevenwichtig te verdelen, bijvoorbeeld bij fouten, datalekken of misleidende output.
4 AI & oVERHEIDSOPDRACHTEN
Ook in de publieke sector wordt AI wordt steeds vaker ingezet, bijvoorbeeld voor dataverwerking, besluitvorming, documentanalyse of zelfs juridische ondersteuning.
Initiatieven zoals AI4GOV en het AI4Belgium-charter benadrukken het belang van ethiek, transparantie en rechtszekerheid bij AI-gebruik door overheden.
Hoewel er nog geen specifieke Belgische wetgeving bestaat die het gebruik van AI in overheidsopdrachten reguleert, vallen AI-toepassingen onder het bestaande kader van onder meer:
- De Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
- Het KB van 18 april 2017 betreffende plaatsing;
- Het KB van 14 januari 2013 betreffende uitvoering.
4.1 Hoe AI-gebruik kaderen in opdrachtdocumenten?
Om juridische onzekerheid te vermijden, is het aangewezen dat aanbesteders het eventuele gebruik van AI door opdrachtnemers expliciet behandelen in hun opdrachtdocumenten. Dit kan op verschillende manieren:
4.1.1 Technische specificaties
- Vermeld of AI-tools mogen worden ingezet voor de uitvoering van de opdracht.
- Geef aan welke AI-functionaliteiten zijn toegestaan (bv. generatieve AI, voorspellende modellen).
4.1.2 Gunningscriteria
- Overweeg een subgunningscriterium over de transparantie van AI-gebruik en de ethische waarborgen die de inschrijver voorziet.
4.1.3 Contractuele clausules
- Verplicht de opdrachtnemer om het gebruik van AI te melden en te documenteren.
- Leg aansprakelijkheid vast bij foutieve output of schending van regelgeving door AI-gebruik.
4.2 Rol van de inschrijver
Ook voor de inschrijver biedt het inzetten van AI opportuniteiten. Indien uw onderneming pioniert in haar markt en zo grote efficiëntiewinst kan bieden door het inzetten van AI, kan dat zorgen voor een economisch interessante offerte. Als kandidaat-opdrachtnemer is het dus interessant om dit in de kijker te zetten en nauwgezet toe te lichten. Ook wanneer de opdrachtdocumenten geen AI-clausule bevatten, doet u er goed aan om in te zetten op transparantie in dit kader.
5 JURIDISCHE ONDERSTEUNING MET BUSINESS ACUMEN
De impact van PEPPOL en AI op uw business overstijgt de louter technische kant. Het is van belang dat u ook juridisch voorbereid bent:
- Update uw algemene voorwaarden en lopende contracten en/of pas uw opdrachtdocumenten conform aan.
- Stem interne processen en compliance af op de nieuwe verplichtingen.
- Denk vooruit: ook uw positie in publieke contracten (overheidsopdrachten) wordt hierdoor beïnvloed.
De klok tikt: 2026 brengt nieuwe verplichtingen met zich mee die zeker een impact zullen hebben op uw business. U doet er goed aan om uw to-do's dus dit najaar op de planning te zetten.
6 HOE WIJ U KUNNEN HELPEN
Als advocaten gespecialiseerd in commerciële contracten en overheidsopdrachten, met bijzondere expertise in IT en nieuwe technologie, ondersteunen wij ondernemingen en overheden bij het beheersbaar maken van deze nieuwe risico's – hands-on en pragmatisch.
Wilt u meer weten over hoe u zich het best voorbereidt? Neem gerust contact met ons op voor een verkennend gesprek.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
